Corporate Travel Partner. Perjalanan dinas merupakan bagian penting dalam aktivitas banyak perusahaan. Kunjungan kerja, meeting dengan klien, perjalanan proyek, kegiatan pelatihan, perjalanan pimpinan, hingga kunjungan antar cabang sering kali membutuhkan pengaturan transportasi dan akomodasi yang cepat serta terkoordinasi.
Masalahnya, mengurus perjalanan dinas tidak selalu sederhana. PIC perusahaan harus mencari jadwal penerbangan, menyesuaikan waktu keberangkatan, melakukan booking, mengurus invoice, memastikan data penumpang benar, hingga menangani perubahan jadwal apabila terjadi kendala.
Di sinilah peran Corporate Travel Partner menjadi semakin penting.
Corporate Travel Partner bukan sekadar tempat membeli tiket. Partner perjalanan yang baik membantu perusahaan mengelola kebutuhan perjalanan secara lebih praktis, terstruktur, dan profesional. Berikut lima alasan mengapa perusahaan perlu mempertimbangkan menggunakan Corporate Travel Partner.
1. Proses Pemesanan Perjalanan Menjadi Lebih Praktis
Dalam kondisi tertentu, perjalanan dinas harus diproses dengan cepat. Jadwal meeting bisa berubah, pimpinan membutuhkan tiket mendadak, atau tim proyek harus berangkat dalam waktu dekat.
Jika proses pencarian dan pemesanan dilakukan sendiri, PIC perusahaan harus membuka berbagai platform, membandingkan jadwal, mengecek rute, memasukkan data penumpang, dan memastikan semuanya sesuai.
Dengan menggunakan Corporate Travel Partner, proses tersebut dapat dibuat lebih sederhana.
Perusahaan cukup menyampaikan kebutuhan perjalanan, seperti kota asal, kota tujuan, tanggal keberangkatan, jumlah penumpang, serta preferensi jadwal. Tim travel kemudian membantu mencarikan pilihan perjalanan yang tersedia untuk dipertimbangkan.
Setelah pilihan disetujui, proses booking dan penerbitan tiket dapat dilanjutkan.
Bagi perusahaan yang memiliki aktivitas perjalanan dinas cukup rutin, mekanisme seperti ini dapat menghemat waktu sekaligus mengurangi pekerjaan administratif PIC.
2. Administrasi Perjalanan Lebih Rapi dan Terkontrol
Salah satu kebutuhan penting dalam perjalanan bisnis adalah administrasi.
Perusahaan membutuhkan bukti transaksi, invoice, rekap perjalanan, serta catatan biaya yang dapat digunakan untuk pelaporan internal. Jika transaksi dilakukan melalui banyak aplikasi atau platform berbeda, proses pencatatan dapat menjadi lebih rumit.
Corporate Travel Partner dapat membantu perusahaan memiliki alur administrasi yang lebih terstruktur.
Setiap transaksi dapat dicatat dengan jelas, sehingga PIC perusahaan lebih mudah melakukan pengecekan perjalanan yang sudah dilakukan.
Administrasi yang rapi juga membantu bagian keuangan dalam melakukan rekonsiliasi biaya perjalanan dinas.
Terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak perjalanan setiap bulan, keberadaan satu partner perjalanan dapat membuat dokumentasi transaksi menjadi lebih mudah dipantau.
Inilah salah satu alasan utama mengapa layanan Corporate Travel Partner tidak hanya relevan untuk perusahaan besar, tetapi juga dapat digunakan oleh yayasan, universitas, lembaga, organisasi, hingga perusahaan berkembang yang mulai memiliki aktivitas perjalanan rutin.
3. Ada Dukungan Ketika Jadwal Perjalanan Berubah
Perjalanan dinas tidak selalu berjalan sesuai rencana.
Jadwal meeting dapat mundur. Kegiatan bisa dibatalkan. Penumpang harus mengganti waktu keberangkatan. Dalam kondisi tertentu bahkan diperlukan perubahan rute perjalanan.
Saat kondisi seperti ini terjadi, perusahaan membutuhkan bantuan yang responsif.
Corporate Travel Partner dapat membantu mengkoordinasikan kebutuhan perubahan tiket seperti reschedule atau refund sesuai dengan jenis tiket dan ketentuan maskapai.
Tentu perlu dipahami bahwa setiap maskapai memiliki aturan berbeda mengenai perubahan jadwal, biaya reschedule, maupun nilai refund. Karena itu, keberadaan admin yang dapat membantu menjelaskan pilihan yang tersedia dapat sangat membantu PIC perusahaan.
Bukan berarti seluruh proses perubahan selalu dapat dilakukan tanpa biaya. Namun, perusahaan memiliki pihak yang dapat membantu melakukan pengecekan dan koordinasi sehingga PIC tidak harus mengurus semuanya sendiri.
Untuk perjalanan bisnis yang waktunya sering dinamis, dukungan seperti ini menjadi nilai penting dari sebuah Corporate Travel Partner.
4. Satu Partner Bisa Menangani Berbagai Kebutuhan Perjalanan
Perjalanan dinas sering kali tidak hanya membutuhkan tiket pesawat.
Setelah sampai di kota tujuan, penumpang mungkin membutuhkan hotel, transportasi bandara, kendaraan menuju lokasi meeting, atau layanan tambahan selama perjalanan.
Untuk perjalanan kelompok, kebutuhan koordinasinya bahkan bisa lebih banyak.
Corporate Travel Partner yang memiliki layanan lengkap dapat menjadi satu titik koordinasi untuk berbagai kebutuhan tersebut.
Misalnya perusahaan membutuhkan tiket pesawat untuk beberapa karyawan, hotel untuk tiga malam, Airport Transfer dari bandara menuju hotel, serta tiket perjalanan lanjutan menggunakan kereta api.
Daripada berkoordinasi dengan banyak penyedia layanan yang berbeda, perusahaan dapat mengelola kebutuhan tersebut melalui satu partner perjalanan.
Model seperti ini membuat koordinasi menjadi lebih sederhana.
PIC perusahaan juga memiliki jalur komunikasi yang lebih jelas karena kebutuhan perjalanan dapat dikoordinasikan melalui dedicated admin atau PIC yang sudah ditentukan.
Bagi perusahaan yang sering melakukan perjalanan dinas ke berbagai kota di Indonesia, pendekatan ini dapat membantu membuat proses perjalanan lebih efisien.
5. Corporate Account Bisa Mendukung Perjalanan Rutin Perusahaan
Perusahaan yang memiliki frekuensi perjalanan cukup tinggi biasanya membutuhkan mekanisme transaksi yang berbeda dibandingkan pelanggan individu.
Salah satu fasilitas yang dapat digunakan adalah Corporate Account.
Melalui Corporate Account, kebutuhan perjalanan perusahaan dapat dikelola melalui sistem kerja sama yang telah disepakati bersama.
Dalam kondisi tertentu, Corporate Account juga dapat memperoleh fasilitas pembayaran tempo sesuai hasil evaluasi dan persetujuan.
Artinya, perusahaan tidak harus melakukan pembayaran satu per satu setiap kali ada kebutuhan perjalanan, apabila sebelumnya telah terdapat kesepakatan mengenai mekanisme transaksi, limit, dan termin pembayaran.
Fasilitas seperti ini dapat membantu perusahaan menjaga kelancaran operasional perjalanan dinas.
Namun, perlu dipahami bahwa fasilitas pembayaran tempo bukan fasilitas otomatis untuk setiap perusahaan. Biasanya terdapat proses evaluasi terlebih dahulu untuk menentukan bentuk kerja sama yang sesuai.
Karena itu, Corporate Account lebih tepat dipahami sebagai solusi pengelolaan perjalanan bisnis yang terstruktur, bukan sekadar fasilitas pembayaran.
Memilih Corporate Travel Partner yang Tepat
Tidak semua kebutuhan perusahaan sama. Karena itu, perusahaan sebaiknya memilih Corporate Travel Partner yang dapat memahami pola perjalanan dan kebutuhan administrasi perusahaan.
Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan antara lain kecepatan respon, kemudahan komunikasi, kerapian invoice, dukungan ketika terjadi perubahan perjalanan, serta fleksibilitas layanan.
Partner perjalanan juga sebaiknya memiliki PIC yang jelas agar koordinasi tidak berpindah-pindah.
Bagi perusahaan, hal sederhana seperti respon cepat ketika terjadi perubahan jadwal dapat menjadi sangat penting, terutama ketika perjalanan berkaitan dengan agenda meeting, proyek, atau kegiatan yang memiliki jadwal ketat.
RA Service Corporate Travel untuk Kebutuhan Perjalanan Perusahaan
RA Service Corporate Travel hadir untuk membantu kebutuhan perjalanan dinas perusahaan dan lembaga secara lebih praktis dan terstruktur.
Layanan yang tersedia meliputi tiket pesawat domestik dan internasional, pemesanan hotel, tiket kereta api KAI, kapal PELNI, Airport Assistance, Airport Transfer, perjalanan kelompok, hingga Corporate Account.
RA Service juga menyediakan dedicated admin untuk membantu proses pencarian perjalanan, booking, penerbitan tiket, invoice, rekap transaksi, serta koordinasi ketika terjadi perubahan jadwal.
Untuk Corporate Account yang telah melalui proses evaluasi dan persetujuan, tersedia pula fasilitas pembayaran tempo sesuai mekanisme kerja sama yang disepakati.
RA Service Corporate Travel dikelola oleh PT. Rahmat Sinergi Imani (RSI) dan melayani kebutuhan perjalanan perusahaan, instansi, yayasan, kampus, organisasi, maupun lembaga lainnya.
Jika perusahaan Anda mulai memiliki kebutuhan perjalanan dinas secara rutin, menggunakan Corporate Travel Partner dapat menjadi langkah untuk membuat proses perjalanan lebih praktis, administrasi lebih rapi, dan koordinasi menjadi lebih sederhana.
Butuh Corporate Travel Partner untuk perusahaan atau lembaga Anda? Hubungi Admin Corporate RA Service untuk berkonsultasi mengenai kebutuhan perjalanan dan Corporate Account.