Cara Membuat Perjalanan Dinas Lebih Praktis dan Terkontrol. Perjalanan dinas merupakan bagian penting dalam aktivitas perusahaan, instansi, yayasan, kampus, maupun organisasi. Meeting dengan klien, kunjungan proyek, pelatihan, perjalanan pimpinan, hingga kegiatan antar cabang sering kali membutuhkan pengaturan transportasi dan akomodasi yang cepat.
Namun, perjalanan bisnis yang tidak dikelola dengan baik dapat menimbulkan berbagai masalah. Jadwal penerbangan tidak sesuai agenda, tiket harus diubah mendadak, invoice tercecer, biaya sulit dipantau, hingga PIC perusahaan harus menghabiskan banyak waktu untuk mengurus kebutuhan perjalanan.
Karena itu, perusahaan perlu memahami Cara Membuat Perjalanan Dinas Lebih Praktis dan Terkontrol. Tidak hanya soal mendapatkan tiket, tetapi juga bagaimana seluruh proses perjalanan dapat dikelola dengan lebih terstruktur sejak tahap perencanaan hingga administrasi setelah perjalanan selesai.
Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan.
1. Tetapkan Kebutuhan Perjalanan Sejak Awal
Langkah pertama adalah memastikan kebutuhan perjalanan sudah jelas sebelum proses pemesanan dilakukan.
PIC perusahaan sebaiknya mengumpulkan informasi seperti:
- nama penumpang,
- kota asal dan tujuan,
- tanggal keberangkatan,
- perkiraan waktu perjalanan,
- agenda kegiatan,
- kebutuhan bagasi,
- hotel,
- serta transportasi di kota tujuan.
Data yang lengkap akan mempermudah proses pencarian jadwal perjalanan.
Untuk perjalanan dinas yang melibatkan beberapa orang sekaligus, sebaiknya informasi dikumpulkan melalui satu PIC. Hal ini dapat mengurangi risiko kesalahan nama, jadwal, maupun komunikasi yang berulang.
Semakin rapi informasi sejak awal, semakin mudah perjalanan tersebut dikelola.
2. Gunakan Satu Jalur Koordinasi
Salah satu penyebab perjalanan dinas terasa rumit adalah terlalu banyak pihak yang terlibat.
Misalnya tiket pesawat dipesan melalui satu platform, hotel melalui platform lain, kendaraan bandara melalui penyedia berbeda, sementara administrasi harus dikumpulkan lagi oleh bagian keuangan.
Untuk membuat perjalanan dinas lebih praktis, perusahaan dapat menggunakan satu jalur koordinasi.
Dedicated admin atau Corporate Travel Partner dapat membantu menerima kebutuhan perjalanan, mencari pilihan jadwal, melakukan booking, hingga membantu kebutuhan tambahan lainnya.
Dengan mekanisme tersebut, PIC perusahaan memiliki satu kontak yang jelas untuk melakukan koordinasi.
Saat terjadi perubahan perjalanan, perusahaan juga tidak perlu menghubungi banyak pihak secara terpisah.
3. Pilih Jadwal Berdasarkan Kebutuhan Bisnis
Harga tiket memang penting, tetapi tiket termurah belum tentu menjadi pilihan terbaik untuk perjalanan dinas.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan jadwal meeting, waktu perjalanan menuju bandara, kemungkinan keterlambatan, durasi transit, dan kondisi penumpang.
Sebagai contoh, penerbangan yang lebih murah tetapi memiliki waktu transit panjang dapat membuat perjalanan menjadi kurang efisien.
Sebaliknya, penerbangan langsung dengan jadwal yang sesuai agenda bisnis mungkin memberikan manfaat lebih besar meskipun terdapat perbedaan harga.
Karena itu, pengelolaan perjalanan dinas sebaiknya mempertimbangkan keseimbangan antara harga, waktu, kenyamanan, dan kebutuhan kegiatan.
Pendekatan seperti ini akan membantu perusahaan mengambil keputusan perjalanan yang lebih efektif.
4. Pastikan Invoice dan Rekap Transaksi Tersusun Rapi
Pembahasan tentang Cara Membuat Perjalanan Dinas Lebih Praktis dan Terkontrol tidak dapat dipisahkan dari administrasi.
Setiap perjalanan menghasilkan transaksi yang perlu dicatat dan dipertanggungjawabkan.
Mulai dari tiket pesawat, hotel, kereta api, kapal, hingga transportasi menuju lokasi kegiatan dapat menjadi bagian dari biaya perjalanan.
Jika transaksi tersebar di berbagai tempat, bagian keuangan akan membutuhkan waktu lebih banyak untuk melakukan pengecekan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki sistem pencatatan perjalanan yang jelas.
Invoice dan rekap transaksi yang tersusun rapi dapat membantu perusahaan mengetahui siapa yang melakukan perjalanan, kapan perjalanan dilakukan, rute yang digunakan, serta biaya yang dikeluarkan.
Bagi perusahaan yang sering melakukan perjalanan dinas, dokumentasi seperti ini dapat membantu proses monitoring dan evaluasi biaya secara berkala.
5. Siapkan Prosedur Jika Jadwal Berubah
Perjalanan dinas sering bersifat dinamis.
Meeting dapat berubah, kegiatan ditunda, penerbangan mengalami perubahan jadwal, atau penumpang harus pulang lebih cepat.
Karena itu, perusahaan perlu memiliki jalur bantuan ketika terjadi perubahan perjalanan.
Sebelum membeli tiket, PIC sebaiknya memahami ketentuan mengenai reschedule dan refund.
Setiap maskapai dan jenis tiket dapat memiliki ketentuan yang berbeda. Ada tiket yang lebih fleksibel, tetapi ada pula tiket dengan biaya perubahan yang lebih besar.
Memiliki partner perjalanan yang dapat membantu koordinasi perubahan tiket akan membuat proses tersebut lebih mudah.
PIC perusahaan tidak harus mempelajari seluruh ketentuan sendiri karena dapat meminta bantuan untuk mengecek opsi yang tersedia sesuai kebijakan maskapai.
6. Kelola Perjalanan Rutin Melalui Corporate Account
Untuk perusahaan dengan intensitas perjalanan cukup tinggi, melakukan transaksi satu per satu dapat menjadi kurang efisien.
Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah menggunakan Corporate Account.
Corporate Account memungkinkan kebutuhan perjalanan perusahaan dikelola melalui mekanisme kerja sama yang telah disepakati.
Perusahaan dapat memiliki dedicated admin, invoice yang lebih terstruktur, rekap transaksi, serta dukungan untuk perjalanan rutin.
Pada Corporate Account tertentu, fasilitas pembayaran tempo juga dapat tersedia setelah melalui proses evaluasi dan persetujuan.
Limit maupun termin pembayaran dapat disesuaikan berdasarkan hasil evaluasi dan kesepakatan antara kedua pihak.
Dengan sistem seperti ini, perjalanan dinas dapat diproses dengan alur yang lebih konsisten.
7. Satukan Tiket, Hotel, dan Transportasi Perjalanan
Perjalanan bisnis biasanya tidak selesai ketika pesawat mendarat.
Penumpang mungkin masih membutuhkan hotel, kendaraan dari bandara, tiket kereta api, kapal, atau perjalanan lanjutan menuju lokasi kegiatan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya melihat perjalanan dinas sebagai satu rangkaian perjalanan, bukan hanya pembelian tiket pesawat.
Mengelola beberapa kebutuhan melalui satu Corporate Travel Partner dapat membantu mengurangi jumlah koordinasi yang harus dilakukan.
PIC cukup menyampaikan kebutuhan perjalanan, kemudian masing-masing komponen perjalanan dapat disusun berdasarkan agenda yang sudah direncanakan.
Untuk perjalanan kelompok, training, kunjungan kerja, atau perjalanan pimpinan, cara ini juga dapat membantu koordinasi menjadi lebih sederhana.
8. Evaluasi Perjalanan Secara Berkala
Perusahaan dengan frekuensi perjalanan tinggi sebaiknya melakukan evaluasi secara berkala.
Periksa jumlah perjalanan dalam satu bulan, kota tujuan yang paling sering dikunjungi, jenis transportasi yang digunakan, serta biaya perjalanan yang dikeluarkan.
Dari data tersebut perusahaan dapat melihat pola perjalanan.
Informasi ini dapat digunakan untuk menyusun anggaran, menentukan kebijakan perjalanan, serta memilih sistem layanan yang lebih sesuai.
Rekap transaksi dari Corporate Travel Partner juga dapat membantu proses monitoring tersebut karena data perjalanan tersedia dalam format yang lebih terstruktur.
Gunakan Corporate Travel Partner untuk Perjalanan yang Lebih Sederhana
Pada akhirnya, Cara Membuat Perjalanan Dinas Lebih Praktis dan Terkontrol bukan hanya tentang mencari tiket dengan cepat.
Perusahaan membutuhkan sistem yang membantu perjalanan sejak tahap perencanaan, booking, administrasi, hingga dukungan apabila terjadi perubahan.
RA Service Corporate Travel membantu perusahaan dan lembaga mengelola kebutuhan perjalanan dinas melalui satu jalur koordinasi.
Layanan RA Service meliputi tiket pesawat domestik dan internasional, pemesanan hotel, tiket kereta api KAI, kapal PELNI, Airport Assistance, Airport Transfer, perjalanan kelompok, serta Corporate Account.
Dengan dedicated admin, invoice dan rekap transaksi yang lebih terstruktur, perusahaan dapat mengelola kebutuhan perjalanan dengan lebih sederhana.
RA Service Corporate Travel dikelola oleh PT. Rahmat Sinergi Imani (RSI) dan melayani kebutuhan perjalanan perusahaan, instansi, yayasan, kampus, organisasi, serta berbagai lembaga lainnya.
Ingin perjalanan dinas perusahaan lebih praktis dan terkontrol? Hubungi Admin Corporate RA Service untuk konsultasi kebutuhan perjalanan dan Corporate Account.